Vorhabenbezogene Aufwendungen der Wirtschaft (vAW) in IGF-Vorhaben belegen

Informationen für Forschungseinrichtungen (Stand: 04.12.2025)

Wann sind der FSV die vAW-Belege vorzulegen?

  • Die vAW-Belege sind der FSV je Haushaltsjahr zusammen mit dem/den zahlenmäßigen Zwischennachweis(en) der Forschungseinrichtung(en) vorzulegen, d. h. spätestens innerhalb von zwei Monaten nach Ende eines Haushaltsjahres (= jährlich bis spätestens Ende Februar).
    • Bitte übermitteln Sie alle vAW-Belege zusammen mit den weiteren Unterlagen des Zwischennachweises gesammelt in einer Mail, also nicht jede Unterlage einzeln!
  • Die vAW-Belege für das letzte Haushaltsjahr sowie ggf. vAW-Belege, die zuvor noch nicht vorgelegt wurden, sind zusammen mit dem/den zahlenmäßigen Verwendungsnachweis(en) der Forschungseinrichtung(en) vorzulegen, d. h. spätestens innerhalb von drei Monaten nach Laufzeitende des jeweiligen Projekts. 
    • Bitte übermitteln Sie alle vAW-Belege zusammen mit den weiteren Unterlagen des Verwendungsnachweises gesammelt in einer Mail, also nicht jede Unterlage einzeln!

Welche Unterlagen sind zu übermitteln?

  • Bei Zwischennachweisen: Stellungnahme zum aktuellen Stand der vAW und Einschätzung der Erreichbarkeit des geplanten Ansatzes (keine Vorlage, als reiner Text per E-Mail an FSV zu übermitteln)
  • Bei Schlussnachweisen: Begründung, sobald die Gesamtausgaben um mindestens 10% des geplanten Ansatzes unterschritten wurde, z. B. Entfall der Notwendigkeit einzelner Leistungen, da diese von der Forschungseinrichtung selbst erbracht werden konnten (keine Vorlage, als reiner Text per E-Mail an FSV zu übermitteln)
  • Bei Geldleistung: Ausgabe- und Einnahmebelege (als PDF per E-Mail an FSV zu übermitteln):
    • Beleg über Ausgabe: bei Personalausgaben Sammelbeleg für Personalausgaben, bei Gerätebeschaffung oder Leistungen Dritter Rechnung;
    • Beleg über Einnahme: Kontoauszug über Geldspende
  • Bei Sachleistung: von Forschungseinrichtung und leistender Stelle der Wirtschaft signierte PDF (DLR-Vorlage, per E-Mail an FSV zu übermitteln)
  • Bei Dienstleistung: von Forschungseinrichtung und leistender Stelle der Wirtschaft signierte PDF (DLR-Vorlage, per E-Mail an FSV zu übermitteln)
  • Bei Bereitstellung von Versuchsanlagen und Geräten im Unternehmen: von Forschungseinrichtung und leistender Stelle der Wirtschaft signierte PDF (DLR-Vorlage, per E-Mail an FSV zu übermitteln)
  • Bei Aufwendungen für den Projektbegleitenden Ausschuss: von allen Teilnehmenden oder - bei digitaler Teilnahme - ersatzweise vom Projektleiter signierte PDF (DLR-Vorlage, per E-Mail an FSV zu übermitteln)

Wie geht es weiter?

  1. Die vAW-Belege werden zusammen mit dem zahlenmäßigen Zwischennachweis nebst Anlagen bzw. mit dem zahlenmäßigen Verwendungsnachweis nebst Anlagen administrativ von der FSV geprüft. Diese fordert ggf. korrigierte Unterlagen an.
  2. Nach positiver Prüfung wird von der FSV der vAW-Nachweis erstellt, der von ihr zusammen mit den weiteren Nachweisunterlagen an den Projektträger übermittelt wird.