Nachweis der Verwendung der Zuwendung in IGF-Vorhaben

Informationen für Forschungseinrichtungen (Stand: 18.11.2025)

Wann sollen der FSV Verwendungsnachweise vorgelegt werden?

  • Der Verwendungsnachweis einer Forschungseinrichtung ist der FSV mit allen zugehörigen Unterlagen spätestens innerhalb von drei Monaten nach Laufzeitende des jeweiligen Projekts vorzulegen. 
    • Bitte übermitteln Sie alle Unterlagen gesammelt in einer Mail, also nicht jede Unterlage einzeln!

Welche Unterlagen sind zu übermitteln?

  • Zahlenmäßiger Verwendungsnachweis der Forschungseinrichtung (DLR-Vorlage, als Excel-Datei und als signierte PDF per E-Mail an FSV zu übermitteln)
  • Sammelbeleg für Personalausgaben und Beleg über Beschäftigungszeiten (DLR-Vorlage, als signierte PDF per E-Mail an FSV zu übermitteln)
    • Ergänzende Personalbelege wie Entgeltabrechnungen, Qualifikationsnachweise oder Arbeitsverträge sind der FSV ggf. auf Anforderung vorzulegen.
  • Rechnungen einschließlich Zahlbeleg (Vermerk auf Rechnung genügt) und Vergabedokumentationen zu aus dem Einzelansatz B beschafften Geräten und zu aus dem Einzelansatz C beschafften Leistungen Dritter (als PDF per E-Mail an FSV zu übermitteln)
  • vAW-Belege / Belege zu den vorhabenbezogenen Aufwendungen der Wirtschaft:
    • Geldleistung (als Beleg über Ausgabe: bei Personalausgaben Sammelbeleg für Personalausgaben (s. o.), bei Gerätebeschaffung oder Leistungen Dritter Rechnung; als Beleg über Einnahme: Kontoauszug über Geldspende; als PDF per E-Mail an FSV zu übermitteln)
    • Sachleistung (DLR-Vorlage, von Forschungseinrichtung und leistender Stelle der Wirtschaft signierte PDF per E-Mail an FSV zu übermitteln)
    • Dienstleistung (DLR-Vorlage, von Forschungseinrichtung und leistender Stelle der Wirtschaft signierte PDF per E-Mail an FSV zu übermitteln)
    • Bereitstellung von Versuchsanlagen und Geräten im Unternehmen (DLR-Vorlage, von Forschungseinrichtung und leistender Stelle der Wirtschaft signierte PDF per E-Mail an FSV zu übermitteln)
    • Projektbegleitender Ausschuss (DLR-Vorlage, von allen Teilnehmenden oder - bei digitaler Teilnahme - ersatzweise vom Projektleiter signierte PDF per E-Mail an FSV zu übermitteln)
  • Bei Vorhaben mit Laufzeitbeginn ab 2024: Schriftliche Bestätigung der ordnungsgemäßen Trennung der nicht-wirtschaftlichen Tätigkeit von der wirtschaftlichen Tätigkeit (in freier Form / keine Vorlage, als signierte PDF per E-Mail an FSV zu übermitteln)
    • Die schriftliche Bestätigung ersetzt laut DLR im Regelfall den in § 5 Abs. 2.4 des Weiterleitungsvertrages geforderten Nachweis (wie die Vorlage des Jahresabschlusses).
  • Berichtsunterlagen (Details siehe Schlussberichte erstellen)

Wie geht es weiter?

  1. Der Schlussbericht wird zunächst vom zuständigen Fachverband fachlich/inhaltlich geprüft. Dieser fordert ggf. einen korrigierten Schlussbericht an.  
  2. Im Anschluss wird der Schlussbericht zusammen mit dem zahlenmäßigen Verwendungsnachweis nebst Anlagen administrativ von der FSV geprüft. Diese fordert ggf. korrigierte Unterlagen und/oder Erläuterungen an.
  3. Nach positiver Prüfung erstellt die FSV den vAW-Nachweis sowie weitere, zusätzlich geforderte eigene Vermerke und Nachweise für den Projektträger.
  4. Die vorzulegenden Unterlagen/Nachweise werden von der FSV gesammelt an den Projektträger übermittelt. Dieser fordert ggf. korrigierte/ergänzende Unterlagen und/oder Erläuterungen an.
  5. Nach positiver Prüfung durch den Projektträger zahlt dieser die Schlussrate bis zur Höhe des bestehenden Restanspruchs aus.
  6. Die FSV leitet die ausgezahlten Schlussraten an die Forschungseinrichtungen weiter.